3.1. Struktura numerów GS1
Poniżej opisano cztery podstawowe struktury numerowania, w tym struktury obowiązujące w Polsce. Dla tej samej jednostki nie wolno przydzielać różnych numerów lub innej jego struktury.
3.2. Kto jest odpowiedzialny za numerowanie jednostek handlowych?
Zasada ogólna
Za przydzielanie GTIN jest odpowiedzialne przedsiębiorstwo**, które jest właścicielem nazwy firmowej produktu (marki), czyli firma będąca w posiadaniu szczegółowej specyfikacji produktu, niezależnie od tego, gdzie i przez kogo został on wyprodukowany. Przystępując do systemu GS1, właściciel marki otrzymuje numer jednostki kodującej, który może być stosowany wyłącznie przez przedsiębiorstwo, któremu został przydzielony. Numer jednostki kodującej nie może być sprzedawany, wypożyczany ani przekazywany, ani w całości ani w części, innej firmie. Numer jednostki kodującej jest zatem przydzielany: • producentowi lub dostawcy – jeżeli przedsiębiorstwo to wytwarza produkt lub jest on dla niego wytwarzany w jakimkolwiek kraju i sprzedaje go pod nazwą handlową (marką), która należy do producenta lub dostawcy; • importerowi lub hurtownikowi – jeżeli produkt został wytworzony dla importera lub hurtownika w jakimkolwiek kraju i jest sprzedawany pod nazwą handlową, która należy do tego importera lub hurtownika lub jeżeli importer lub hurtownik zmienia produkt (np. modyfikuje opakowania towaru); • detaliście – jeżeli produkt został wytworzony dla detalisty w jakimkolwiek kraju i jest sprzedawany pod nazwą handlową, która należy do tego detalisty. ** Słowo "przedsiębiorstwo" w niniejszym dokumencie obejmuje również organizacje non-profit i wszystkie podmioty gospodarcze. Czytaj więcej…
3.3. Co należy uwzględnić numerując jednostkę handlową?
Odrębny numer GTIN jest wymagany każdorazowo, gdy jakakolwiek z predefiniowanych cech danej jednostki zmienia się w sposób znaczący dla procesu handlowego. Oznacza to, że każdy wariant produktu musi otrzymać inny numer za każdym razem, kiedy jego odmiana jest w jakiś sposób oczywista i znacząca dla któregokolwiek partnera w łańcuchu dostaw, aż po końcowego użytkownika lub klienta detalicznego. Pojęcie widocznej i znaczącej odmiany może być różnie rozumiane w różnych branżach.
Niemniej jednak istnieją zasady, przedstawione poniżej, których należy przestrzegać.
Podstawowymi cechami jednostki handlowej są:
• nazwa, marka oraz opis produktu
• typ i odmiana produktu,
• wymiary opakowania i jego cechy,
• ilość produktu,
• jeżeli jednostka handlowa jest zgrupowaniem, to cechą wyróżniajacą jest: liczba podstawowych jednostek w niej zawartych i sposób zgrupowania ich w poszczególnych
opakowaniach pośrednich, typu: zgrzewka, karton, paleta, paleta skrzyniowa, paleta płaska itp. przy czym powyższa lista nie wyczerpuje wszystkich możliwości.
Przedsiębiorstwo odpowiedzialne za umieszczanie numerów na jednostkach handlowych musi oznaczyć towary w ten sposób, aby jeden GTIN odpowiadał wyłącznie jednej jednostce. Dopóki nie zmienią się cechy takiej jednostki, nie powinno zmieniać się numeru GTIN wcześniej przypisanego jednostce.
Znacząca zmiana jednego z podstawowych elementów charakteryzujących jednostkę handlową z reguły prowadzi do zmiany jej numeru GTIN.
3. Identyfikacja jednostek handlowych
Jednostkę handlową definiuje się jako dowolną jednostkę (produkt lub usługę), co do której istnieje potrzeba dostępu do z góry określonych informacji i która może być wyceniana, zamawiana lub fakturowana w dowolnym punkcie jakiegokolwiek łańcucha dostaw. Definicja ta ma zastosowanie do wszystkiego, co posiada predefiniowane cechy począwszy od surowców, po produkty sprzedawane ostatecznemu użytkownikowi i obejmuje również usługi.
Jednostki handlowe oznacza się numerem GTIN, z wykorzystaniem jego wszystkich czterech struktur: GTIN–8, GTIN–12, GTIN–13 i GTIN–14. W bazie danych wszystkie te numery są przechowywane w polach czternastocyfrowych.
Wybór struktury numeru zależy od rodzaju towaru i zakresu aplikacji użytkownika Najczęstszym z zastosowań systemu GS1 jest identyfikacja jednostek konsumenckich (detalicznych), przeznaczonych do skanowania w punkcie sprzedaży detalicznej. Do ich identyfikacji służy numer GTIN albo, gdy są bardzo małe, numer GTIN–8 (lub GTIN–12 ze skróconymi zerami). Od stycznia 2005 roku użytkownicy północno-amerykańscy akceptują numery identyfikacyjne GTIN–13 oraz kody kreskowe GTIN–13. Do tego czasu dla towarów sprzedawanych w detalicznych punktach sprzedaży USA i Kanady wymagana była standardowa struktura numeru GTIN–12, przedstawiona w symbolu UPC–A lub UPC–E. Numery UCC–12, nadane przez lokalną organizację krajową, mogą być nadal stosowane. Znakowanie jednostek handlowych o zmiennej ilości podlega oddzielnym zasadom. Specjalne zasady istnieją również dla książek, publikacji seryjnych, drukowanych materiałów muzycznych lub produktów, które nie są sprzedawane na rynku otwartym. Jednostki handlowe nie sprzedawane w detalu mogą występować w najróżniejszych formach fizycznych: w postaci tekturowego pudła, palety z zawartością, tacki owiniętej folią, skrzynki z butelkami itp. Takie jednostki identyfikuje się poprzez: • nadanie im oddzielnego numeru GTIN–13 lub • nadanie im numeru GTIN–14 utworzonego z wykorzystaniem numeru jednostek handlowych, które są zawarte w środku.
Numer ten jest poprzedzony cyfrą wskaźnikową (wskaźnikiem), która może przybierać wartości od 1 do 8 jedynie wtedy, gdy wszystkie zawarte jednostki są identyczne i jest ich stała ilość. Przedsiębiorstwa mogą stosować oba rozwiązania łącznie. Na poniższych przykładach pokazano oba te sposoby numerowania:
