KODY KRESKOWE EAN,GS1- REJESTRACJA

GTIN jest unikalnym numerem identyfikacyjnym dla jednostki handlowej. Ta unikalność jest zapewniona niezależnie od tego, która z czterech struktur numerowania opisanych w rozdziale 3.1. zostanie zastosowana. Struktury te mają być przechowywane w czternastocyfrowych polach danych, jak przedstawiono to niżej:

Wszystkie numery muszą być justowane do prawej strony w polach czternastocyfrowych, dopełnione zerami z lewej strony, w przypadku numerów krótszych niż 14 cyfr.
GTIN jest kluczem dostępu do wszystkich danych dotyczących poszczególnych jednostek handlowych, które to dane są przechowywane w polach danych lub w komunikatach handlowych związanych z transakcją.Należy utworzyć połączenie pomiędzy powiazanymi ze sobą jednostkami handlowymi, to znaczy pomiędzy każdym
pojedynczym towarem i wszystkimi opakowaniami (jednostkami handlowymi) zawierającymi ten towar: np. pomiędzy puszką farby, pudłem 10 puszek farby i paletą z 24
pudłami po 10 puszek. Umożliwi to klientom kontrolę ich zapasów i ułatwi procesy zamawiania, przy porównywaniu sprzedaży przez kasę i liczby jednostek w opakowaniach zewnętrznych, które przyjęli lub mają w zapasie.

Transmisja informacji na temat towaru jest bardzo ważnym etapem w relacjach pomiędzy dostawcą, klientem – odbiorcą i wszystkimi pozostałymi partnerami. Informacje te są wykorzystywane w bardzo wielu procesach biznesowych, w łańcuchach dostaw. Bez dostępu do właściwych informacji na temat towarów nie może przebiegać prawidłowo większość procesów
– przykład: kasjer skanuje towar, a terminal kasowy wyświetla komunikat "towar nieznany". Dostęp do właściwych informacji o produkcie jest niezwykle ważny w takich procesach, jak: zamawianie, fakturowanie i operacje magazynowe. Z tych względów, obok przepływu dóbr, konieczny jest również przepływ informacji pomiędzy partnerami handlowymi.
Partnerzy handlowi powinni zawierać umowy, dotyczące właściwych przedziałów czasowych, w jakich należy dostarczyć informacje. Okresy te powinny być dostosowane dla każdej branży.Informacje transmitowane powinny być pełne i zawierać następujące dane:
• nazwa dostawcy i GLN przedsiębiorstwa,
• data wejścia w życie (data, od której partnerzy handlowi mogą wykorzystywać te informacje),
• GTIN produktu,
• opis: pełen opis do komunikatów EDI lub dokumentów transakcji oraz skrócony opis do paragonu kasowego,
• opis różnych standardowych zgrupowań tych jednostek handlowych,
• numery nadane tym jednostkom (14 cyfr),
• numer pojedynczej jednostki handlowej, zawartej w większych jednostkach,
• fizyczna charakterystyka jednostek handlowych (wymiary, waga),
• sposób paletyzacji,
• dla każdej jednostki handlowej: numer i ilość jednostek niższego poziomu (jeżeli takie są).

Preferowanym sposobem są komunikaty EDI przesyłane od dostawców do wszystkich jego klientów lub przy pomocy centralnego katalogu elektronicznego (synchronizacja
danych). W obu tych metodach dane przekazywane są elektronicznie w postaci standardowych komunikatów. Można też wykorzystać dyskietkę ze standardowymi komunikatami, a w ostateczności – przekazać dane na papierze.

Istnieje szereg działań istotnych dla zapewnienia prawidłowego przepływu informacji na temat numerów GTIN w obrębie łańcucha dostaw. Jest to wyjątkowo ważne
w przypadku jednostek skanowanych w punkcie sprzedaży detalicznej, kiedy brak właściwych danych może mieć skutki prawne. Partnerzy handlowi powinni uzgodnić właściwy czas przekazywania danych. Przekazanie danych o GTIN jest niezbędne w wymienionych niżej sytuacjach. We wszystkich tych przypadkach informacje muszą
być wysyłane znacznie wcześniej, aby pozostawić partnerowi wystarczająco dużo czasu na ich przetworzenie.

1. Nowe kontakty handlowe: wszystkie GTIN produktów, których dotyczą kontakty handlowe, muszą zostać wysłane razem z opisującymi je danymi.

2.  Nowy produkt w asortymencie: GTIN powinien zostać przekazany w ramach normalnych procedur.

3.  Nadanie nowego GTIN: jeżeli zmiana produktu wymaga nadania nowego numeru, to informacja o nowym GTIN musi być przekazana niezwłocznie, przy pierwszych kontaktach związanych ze zmianami produktu. Informacje te muszą być przekazane partnerowi handlowemu odpowiednio wcześniej, zanim towary, których one dotyczą, zostaną dostarczone do centrum dystrybucyjnego lub magazynu, co najmniej 30 dni przed sprzedażą tych towarów.

4.  Promocje z innymi GTIN: detaliści, którzy planują specjalne oferty promocyjne, wymagają przekazania GTIN ze znacznym wyprzedzeniem. Zaleca się podać GTIN już przy pierwszych kontaktach związanych z tą specjalną ofertą.

5.  Tymczasowe zastąpienie produktem z innym GTIN od normalnie dostarczanego towaru: jeżeli producent dostarcza produkt z GTIN innym niż ten, którego spodziewa się partner handlowy, niezależnie od przyczyn, niezbędne jest, aby kod ten został wprowadzony do bazy danych na czas.

6.  Uzupełnianie towaru przez przedstawiciela handlowego, zwanego również pośrednikiem: może się zdarzyć, że przedstawiciele handlowi umieszczają na półkach sklepowych towary, które mają inny GTIN, jeszcze nie wprowadzony do bazy danych.

Pośrednicy powinni zatem zawsze sprawdzać, czy GTIN na towarze jest taki sam jak ten, który dotąd znajdował się na półkach. Jeżeli nie, to osoba odpowiedzialna w danym sklepie musi zostać poinformowana o zmianie.

7.  Jeżeli zmieni się GTIN na jednostce handlowej, to muszą zostać zmienione wszystkie powiazane z nim numery opakowań zbiorczych, a zmiany należy zakomunikować wszystkim partnerom handlowym.