Podstawowe informacje o systemie GS1
Dynamika prowadzenia działalności gospodarczej zmieniała się szybciej w ostatnich kilku latach, niż w całym okresie powojennym. Gwałtowny wzrost funkcjonalności łańcucha dostaw, nowe kanały dystrybucji, zmiany wzorców popytu i rosnące oczekiwania klientów wobec obsługi, nadały decydujące znaczenie technologii informacyjnej w procesach gospodarczych.
Standardy GS1 ułatwiły krajową i międzynarodową komunikację pomiędzy wszystkimi partnerami handlowymi, uczestniczącymi w jakimkolwiek łańcuchu logistycznym, łącznie z dostawcami surowców, producentami, hurtownikami, dystrybutorami, detalistami, szpitalami i końcowymi klientami lub konsumentami. Wiele firm rozszerza swoje kanały dystrybucyjne na rynki i klientów w nowych, nietradycyjnych dla nich, branżach. Jednocześnie przedsiębiorstwo, które decyduje się na standard wewnątrzbranżowy, naraża się na niebezpieczeństwo ponoszenia potencjalnie dużych kosztów utrzymywania wielu systemów, jeżeli chce sprzedawać swoje produkty lub usługi, czy też jedynie komunikować się z otoczeniem, ze swojego „zamkniętego świata”.
Wiele operacji o podstawowym znaczeniu dla efektywności handlu i optymalizacji łańcucha dostaw zależy od dokładnej identyfikacji wymienianych produktów, świadczonych usług i / lub związanych z nimi lokalizacji.
System GS1 jest zestawem standardów umożliwiających efektywne zarządzanie globalnymi łańcuchami dostaw, obejmującymi wiele branż, poprzez unikalną identyfikację produktów, jednostek wysyłkowych, zasobów, lokalizacji i usług. Usprawnia procesy gospodarki elektronicznej, łącznie z możliwością pełnego śledzenia informacji o pochodzeniu produktów.
Numery identyfikacyjne mogą być przedstawione w symbolach kodu kreskowego, umożliwiając elektroniczny odczyt w punkach sprzedaży, w trakcie przyjęć do magazynów lub w innych miejscach, gdzie jest to konieczne dla procesów biznesowych. System przezwycięża ograniczenia wynikające z systemów kodowania specyficznych dla danej firmy, organizacji lub branży, znacznie podnosząc efektywność handlu i poprawiając możliwości reagowania na potrzeby klientów. Numery te są stosowane również w komunikatach Elektronicznej Wymiany Danych – EDI, zwiększając szybkość i poprawność komunikacji. Niniejszy podręcznik zawiera jedynie informacje na temat systemu numerowania, kodów kreskowych i skanowania, natomiast informacje dotyczące EDI można znaleźć w podręczniku EANCOM lub na stronie www.gs1pl.org.
Obok unikalnych numerów identyfikacyjnych, system umożliwia również podawanie w postaci kodu kreskowego dodatkowych informacji, takich jak np. daty ważności, numery serii produkcyjnej i inne dane biznesowe. Oferta GS1 została wzbogacona o nowe rozwiązania i usługi. Oprócz dotychczasowych rozwiązań, z zakresu unikalnej identyfikacji oraz Elektronicznej Wymiany Danych, wprowadzono nowe usługi i rozwiązania najwyższej jakości.
Należą do nich między innymi:
- Sieć Globalnej Synchronizacji Danych (ang. Global Data Synchronization Network), tworząca, wraz z Globalnym Rejestrem, infrastrukutrę, która pozwala na nieskomplikowaną i efektywną synchronizację danych partnerów na całym świecie oraz
- rozwiązania dla łańcucha dostaw, np. efektywne śledzenie ruchu i pochodzenia produktów.
Postępując zgodnie z zasadami i przeznaczeniem systemu GS1, jego użytkownicy uzyskują możliwość dostosowania swoich aplikacji do automatycznego przetwarzania danych wg zasad GS1. Logika systemu gwarantuje, że dane uzyskane za pośrednictwem kodów kreskowych tworzą jednoznaczne komunikaty elektroniczne, a ich przetwarzanie może być z góry zaprogramowane. System tym samym jest użyteczny dla każdej branży przemysłu, handlu lub sektora publicznego, a wszelkie zmiany w systemie wprowadzane są w taki sposób, aby nie zakłócało to działalności dotychczasowych użytkowników.
Zastosowanie różnych standardów GS1 może przynieść usprawnienie operacji logistycznych, redukcję kosztów dokumentacji papierowej, skrócenie czasu składania zamówień i realizacji dostaw, zwiększenie dokładności i lepsze zarządzanie całym łańcuchem dostaw. Przedsiębiorstwa, które zastosowały system GS1, każdego dnia zauważają znaczące obniżenie kosztów poprzez wykorzystanie tego samego rozwiązania do komunikacji ze wszystkimi swoimi partnerami, zachowując całkowitą swobodę stosowania wewnętrznych aplikacji. W niniejszym podręczniku opisano międzynarodowe zasady odnoszące się do identyfikacji produktów i usług, a także związane z nimi symboliki kodów kreskowych wykorzystywane do przedstawienia danych w formie czytelnej maszynowo.