6.4 Kiedy przekazywać dane o GTIN?
Istnieje szereg działań istotnych dla zapewnienia prawidłowego przepływu informacji na temat numerów GTIN w obrębie łańcucha dostaw. Jest to wyjątkowo ważne
w przypadku jednostek skanowanych w punkcie sprzedaży detalicznej, kiedy brak właściwych danych może mieć skutki prawne. Partnerzy handlowi powinni uzgodnić właściwy czas przekazywania danych. Przekazanie danych o GTIN jest niezbędne w wymienionych niżej sytuacjach. We wszystkich tych przypadkach informacje muszą
być wysyłane znacznie wcześniej, aby pozostawić partnerowi wystarczająco dużo czasu na ich przetworzenie.
1. Nowe kontakty handlowe: wszystkie GTIN produktów, których dotyczą kontakty handlowe, muszą zostać wysłane razem z opisującymi je danymi.
2. Nowy produkt w asortymencie: GTIN powinien zostać przekazany w ramach normalnych procedur.
3. Nadanie nowego GTIN: jeżeli zmiana produktu wymaga nadania nowego numeru, to informacja o nowym GTIN musi być przekazana niezwłocznie, przy pierwszych kontaktach związanych ze zmianami produktu. Informacje te muszą być przekazane partnerowi handlowemu odpowiednio wcześniej, zanim towary, których one dotyczą, zostaną dostarczone do centrum dystrybucyjnego lub magazynu, co najmniej 30 dni przed sprzedażą tych towarów.
4. Promocje z innymi GTIN: detaliści, którzy planują specjalne oferty promocyjne, wymagają przekazania GTIN ze znacznym wyprzedzeniem. Zaleca się podać GTIN już przy pierwszych kontaktach związanych z tą specjalną ofertą.
5. Tymczasowe zastąpienie produktem z innym GTIN od normalnie dostarczanego towaru: jeżeli producent dostarcza produkt z GTIN innym niż ten, którego spodziewa się partner handlowy, niezależnie od przyczyn, niezbędne jest, aby kod ten został wprowadzony do bazy danych na czas.
6. Uzupełnianie towaru przez przedstawiciela handlowego, zwanego również pośrednikiem: może się zdarzyć, że przedstawiciele handlowi umieszczają na półkach sklepowych towary, które mają inny GTIN, jeszcze nie wprowadzony do bazy danych.
Pośrednicy powinni zatem zawsze sprawdzać, czy GTIN na towarze jest taki sam jak ten, który dotąd znajdował się na półkach. Jeżeli nie, to osoba odpowiedzialna w danym sklepie musi zostać poinformowana o zmianie.
7. Jeżeli zmieni się GTIN na jednostce handlowej, to muszą zostać zmienione wszystkie powiazane z nim numery opakowań zbiorczych, a zmiany należy zakomunikować wszystkim partnerom handlowym.