4.1. Kiedy numer musi być zmieniony?
Podstawowa zasada mówi, że to właściciel marki powinien decydować o kodach kreskowych i polityce w zakresie numerowania towarów. Jednocześnie system GS1
wydaje zbiory wytycznych, które winny być przestrzegane przez wszystkich. Dzięki temu możliwe jest zredukowanie całkowitych kosztów w łańcuchu dostaw, z korzyścią dla
wszystkich partnerów handlowych. Jeżeli różni partnerzy dostawcy będą nalegali na stosowanie odrębnych zasad dla tych samych produktów, stanie się to dla niego źródłem ogromnych kosztów.
Ogólne zasady mówią, że jeżeli jeden z parametrów towaru ulegnie istotnej zmianie, to taki towar wymaga nadania nowego GTIN. Jednak w niektórych branżach, nawet z pozoru mało istotna zmiana składu, wymaga nadania innego numeru. W przypadku wątpliwości, czy zmiana numeru jest konieczna,
należy rozważyć następujące kwestie:
• Czy nowa wersja jednostki handlowej ma zastąpić i spowodować wycofanie poprzedniej wersji?
• Czy zmieni się deklaracja celna w przypadku zmienionego produktu?
• Czy produkt zmieni ustawienie na półce u detalisty?
• Czy nieznacznie zmieniona jednostka handlowa ma istotny wpływ na poziom sprzedaży?
• W jaki sposób zostaną uwzględnione czasowe modyfikacje, związane z działaniami promocyjnymi?
• Czy zmieniły się: waga brutto lub wielkość opakowania?
Schemat w rozdziale 4.4. zawiera wskazówki do podjęcia właściwej decyzji. Zmiany produktu ujęto w dwóch zakresach: niewielkim i dużym.
Ogólnie oznacza to, że:
• „niewielkie” zmiany – NIE wymagają nowego GTIN
• „duże” zmiany – WYMAGAJĄ nowego GTIN dla jednostki detalicznej.